§ 1

Przepisy ogólne

1. Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w Bibliotece SHS im. prof. Jana Białostockiego w Warszawie (zwany dalej „Regulaminem”) określa sposób, tryb i zakres z ich korzystania w czytelni Biblioteki SHS, a także wymagania porządkowe z tym związane.

2. Materiały archiwalne udostępniane są wyłącznie na miejscu, w czytelni Biblioteki SHS (Rynek St. Miasta 27, 00-272 Warszawa) w godzinach pracy Biblioteki SHS. Informacje o godzinach pracy i formularzach dostępne są na stronie: https://www.shs.pl/bibliotekashs

3. Użytkownik materiałów archiwalnych poświadcza podpisem na Zgłoszeniu, o który mowa w § 2 ust.1, że zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu.

§ 2

Zgłoszenie korzystania z materiałów archiwalnych

1. Osoba korzystająca z materiałów archiwalnych w Bibliotece SHS wypełnia Zgłoszenie użytkownika materiałów archiwalnych (zwane dalej: Zgłoszeniem), którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. Obejmuje ono dane użytkownika oraz charakterystykę zamierzonych poszukiwań archiwalnych.

2. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu, podając datę modyfikacji.

3. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy, licząc od ostatniej wizyty użytkownika w Bibliotece SHS.

§ 3

Składanie zamówienia na materiały archiwalne

1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówienia użytkownik wyszukuje samodzielnie. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez Bibliotekę SHS środki ewidencyjne i opracowania informacyjne, udostępniane w formie papierowej lub elektronicznej.

2. Pomoce ewidencyjno-informacyjne, o ile nie zawierają danych prawnie chronionych, są udostępniane przed złożeniem Zgłoszenia.

3. Ogólnych informacji o materiałach archiwalnych, dostępnych pomocach ewidencyjno-informacyjnych i zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy dyżurujący w czytelni Biblioteki SHS.

§ 4

Warunki udostępniania zbiorów archiwalnych

1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie Zgłoszenia.

2. Użytkownik korzysta z udostępnionych materiałów archiwalnych w ramach złożonego Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, dbając o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.

3. Podczas pracy z materiałami archiwalnymi użytkownikowi zabrania się:

— spożywania jedzenia i napojów,

— wynoszenia poza pomieszczenie Biblioteki SHS materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

— zmieniać porządek w układzie wykorzystywanych materiałów archiwalnych, zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek, uwag i znaków, używać atramentu, korektorów, pisaków fluorescencyjnych itp.,

— sporządzać notatki na papierze lub komputerze położonym bezpośrednio na archiwaliach.

4. Jednemu użytkownikowi w ciągu dnia udostępnia się maksymalnie 10 jednostek archiwalnych. W uzasadnionych przypadkach liczba ta może być zmieniona za zgodą pracownika Biblioteki SHS.

5. Każdorazowe udostępnienie materiałów archiwalnych Bibliotece SHS rejestrowane jest przez pracownika Biblioteki SHS w ewidencji wizyt przez wpisanie daty wizyty, imienia i nazwiska użytkownika, oznaczenia zespołu (zbioru) archiwalnego oraz sygnatur udostępnionych jednostek archiwalnych. Użytkownik jest zobowiązany do poświadczenia własnoręcznym podpisem odbioru materiałów archiwalnych.

6. Oryginalne jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne, a także materiały ikonograficzne udostępnia się kolejno. Oznacza to, że po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną.

7. W przypadku materiałów szczególnie cennych, użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi archiwaliami i na krótki czas opuszczający pomieszczenie Biblioteki SHS może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.

8. Publikowanie reprodukcji materiałów archiwalnych SHS jest nieodpłatne dla członków SHS, a dla pozostałych osób płatne według aktualnego cennika. W obu przypadkach publikowanie reprodukcji materiałów archiwalnych SHS wymaga każdorazowo uzyskania pisemnej zgody Prezesa SHS.

9. Warunkiem publikowania lub prezentowania reprodukcji archiwaliów pochodzących z Biblioteki SHS, zarówno w mediach cyfrowych, jak i analogowych, jest zamieszczenie w opisie publikowanych lub prezentowanych kopii informacji o miejscu przechowywania oryginału oraz jego sygnatury według wzoru: Materiały Archiwalne Biblioteki SHS im. prof. Jana Białostockiego, sygn. …

10. Na życzenie korzystającego z materiałów archiwalnych Biblioteki SHS mogą być sporządzone skany określonych dokumentów czy fotografii – każdorazowo do 10 egzemplarzy. Skany dla członków SHS są wykonywane nieodpłatnie, a dla pozostałych osób płatne według aktualnego cennika. Skany są przekazywane drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy.

11. Korzystanie z materiałów archiwalnych w Bibliotece SHS nie może zakłócać pracy innych użytkowników.

§ 5

Ograniczenie dostępu do zbiorów archiwalnych

1. Pracownik Biblioteki SHS może w drodze decyzji odmówić całkowitego lub częściowego udostępnienia materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji, jeśli udostępnienie naruszałoby przepisy w zakresie ochrony informacji niejawnych i innych tajemnic ustawowo chronionych lub udostępnienie naruszałoby ochronę dóbr osobistych i danych osobowych.

2. Z udostępniania lub reprodukowania mogą być wyłączone materiały uszkodzone, zniszczone, zakwalifikowane do konserwacji oraz materiały nieopracowane lub będące w stadium naukowego opracowania archiwalnego.

3. W toku korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni Biblioteki SHS użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich kopie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

— jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego, w szczególności dla wspierania pracy badawczej użytkownika,

— jest prowadzone przy użyciu aparatu fotograficznego w trybie cichym, bez stosowania statywu i dodatkowego oświetlenia, na stole, na którym materiały są wykorzystywane przez użytkownika, bez ingerowania w ich układ i formę (bez dodatkowego dociskania, prostowania, obciążania, itp.),

— nie może być przesłanką do udostępniania oryginałów materiałów archiwalnych posiadających reprodukcje,

— nie powoduje dodatkowego ryzyka naruszenia wolności i praw osób, których dane znajdują się w materiałach archiwalnych.

Regulamin wchodzi w życie z dn. 20 stycznia 2023 r.